Rollen für den Zugriff auf WFM erstellen

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Die Rollen eines Benutzers steuern den Zugriff auf Funktionen im System sowie auf Daten von Agenten oder Benutzern. Diese Anleitung hilft Ihnen, Rollen zu erstellen, die später Benutzern oder Agenten zugewiesen werden können.

Eine Rolle besteht immer aus Funktionsberechtigungen und Datenberechtigungen. Die Funktionsberechtigungen definieren, auf welche Funktionen ein Benutzer mit dieser Rolle zugreifen kann. Die Datenberechtigungen definieren, auf welche Daten ein Benutzer mit dieser Rolle zugreifen kann.

Rollen können kombiniert werden, um den gewünschten Zugriff für einen Benutzer zu ermöglichen. Für jede Rolle definieren Sie, auf welche Funktionen der Benutzer für das jeweilige Datenzugriffslevel zugreifen kann.

BEISPIEL Sie müssen drei Rollen einrichten, damit ein Agent Schichten aller Agenten an seinem Standort sehen, Schichten innerhalb seines Teams tauschen und einige ausgewählte Berichte mit nur seinen eigenen Daten einsehen kann.

WICHTIG Alle Änderungen an Berechtigungen werden automatisch und direkt gespeichert. Für Benutzer der Web-Tools treten Änderungen an ihren Rollen sofort in Kraft. Für Benutzer des Windows-Clients treten Änderungen der Berechtigungen beim nächsten Anmelden in Kraft.

HINWEIS Die Rolle „Super-Administrator“ gewährt immer Zugriff auf alle Funktionen und Daten innerhalb von WFM und kann nicht geändert werden. Nur ein Benutzer mit der Rolle „Super-Administrator“ kann diese Rolle einem anderen Benutzer zuweisen.

Alle Änderungen im Berechtigungstool werden verfolgt und im Bericht „Allgemeines Protokoll“ angezeigt.

Voraussetzungen

Sie verfügen über die Berechtigung Web > Berechtigungen.

Seitenposition

WFM > Berechtigungen

Verfahren

Zugriff auf Anwendungsverwaltung gewähren

Klicken Sie auf Anwendungsverwaltung.
Klicken Sie auf Benutzer.
Im Abschnitt „Informationen zum Benutzer“, im Feld „Benutzer Auswählen“, suchen und wählen Sie den Benutzer aus, dem Sie Zugriff gewähren möchten.
Im Abschnitt „Berechtigungen“ verschieben Sie die Administratorrolle von „Verfügbar“ nach „Zugewiesen“.
Im Abschnitt „Zugeordnete Gruppen und Teams“ wählen Sie die oberste Ebene aus, bis sie blau hervorgehoben ist.
Klicken Sie auf Speichern.

Neue Rolle erstellen

Erstellen Sie eine Rolle, die von einem Benutzer oder Agenten verwendet werden soll.

HINWEIS Wenn die Rolle, die Sie erstellen möchten, einer vorhandenen Rolle ähnelt, können Sie diese kopieren, um den Vorgang zu beschleunigen.

Klicken Sie auf Rolle hinzufügen.
Geben Sie einen Namen für die neue Rolle ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Legen Sie die Funktions- und Datenzugriffe gemäß den nachstehenden Anweisungen fest.

Zugriff auf Funktionen für eine Rolle ändern

Fügen Sie Funktionsberechtigungen hinzu oder entfernen Sie sie, um den Zugriff des Benutzers auf Funktionen zu ändern.

HINWEIS Benutzer dürfen die Funktionsberechtigungen ihrer eigenen Rolle(n) nicht ändern. Dies soll verhindern, dass sich Benutzer versehentlich durch Entfernen von Berechtigungen aussperren.

Wählen Sie die zu ändernde Rolle aus.
Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Funktionen ausgewählt ist.
Wählen Sie eine oder mehrere Funktionen durch Klicken aus bzw. heben Sie die Auswahl auf. Klicken Sie auf die Pfeile, um detaillierte Zugriffsebenen anzuzeigen. Zugriff auf höherer Ebene gewährt nicht automatisch Zugriff auf Funktionen niedrigerer Ebenen. Alle Funktionsberechtigungen müssen einzeln aktiviert werden.

Verwenden Sie die Zeige Alle umschalten, um Zugriff auf alle Funktionen zu gewähren.

Datenzugriff für eine Rolle ändern

Fügen Sie Datenberechtigungen hinzu oder entfernen Sie sie, um zu ändern, auf welche Daten der Benutzer zugreifen kann.

Wählen Sie die zu ändernde Rolle aus.
Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Daten ausgewählt ist.
Legen Sie dynamische Datenberechtigungen, statische Datenberechtigungen oder eine Kombination aus beiden fest.
- Dynamische Datenberechtigungen werden über ein globales Autorisierungslevel im Menü oben rechts festgelegt.
- Statische Datenberechtigungen werden über Teams und Standorte in der Geschäftshierarchie festgelegt.

BEISPIEL Dynamische Datenberechtigungen sind nützlich, um Agenten in mehreren Teams Zugriff auf dieselbe Funktionalität und auf ihre eigenen Teamdaten zu gewähren. Durch Auswahl des globalen Autorisierungslevels „My Team“ kann dieselbe Rolle für Agenten in verschiedenen Teams verwendet werden.

BEISPIEL Statische Datenberechtigungen eignen sich für Benutzer, die keinem Team zugeordnet sind. Sie sind auch nützlich, um einer Benutzergruppe Zugriff auf Daten eines bestimmten Teams zu gewähren, unabhängig davon, zu welchem Team die Benutzer selbst gehören.

Festlegen, welche Abwesenheitstypen eine Rolle hinzufügen, bearbeiten und entfernen darf

BEISPIEL Ein Benutzer hat Berechtigungen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen des Abwesenheitstyps „Krankheit“, jedoch keine anderen Abwesenheitstypen. Dieser Benutzer kann eine ganztägige Krankheit für einen Agenten eintragen, selbst wenn die Krankheit eine Abwesenheit ersetzt, für deren Bearbeitung der Benutzer keine Berechtigung hat.

HINWEIS Diese Einstellung gilt nur für das Web-Tool Pläne.

HINWEIS Wenn ein Benutzer Berechtigungen zum Wiederherstellen von Schichten hat, kann er eine Schicht wiederherstellen, auch wenn darin eine Abwesenheit enthalten ist, die nicht zu den zulässigen Abwesenheiten seiner Rolle gehört.

HINWEIS Wenn ein Abwesenheitstyp vertraulich ist, muss der Benutzer auch Berechtigungen haben, um vertrauliche Abwesenheiten zu sehen, um diesen Typ hinzuzufügen.

Wählen Sie die Rolle aus, für die Sie Abwesenheitstypen festlegen möchten.
Wählen Sie die Registerkarte Funktionen.
Erweitern Sie den Abschnitt Web.
Klicken Sie in der Zeile Pläne auf Zulässige Abwesenheiten.
Klicken Sie auf Zulässige Abwesenheiten aktivieren. Ist diese Option deaktiviert, können Benutzer mit dieser Rolle alle Abwesenheitstypen verwalten.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Abwesenheitstypen, die Benutzer mit dieser Rolle hinzufügen, bearbeiten und entfernen dürfen.
Klicken Sie auf Speichern.

Festlegen, welche Aktivitäten eine Rolle hinzufügen, bearbeiten und entfernen darf

BEISPIEL Ein Benutzer hat Berechtigungen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen der Aktivität „E-Learning“, jedoch keiner anderen Aktivitäten. Dieser Benutzer kann „E-Learning“ für einen Agenten hinzufügen, selbst wenn diese Aktivität eine andere ersetzt, für die er keine Berechtigung hat.

HINWEIS Diese Einstellung gilt nur für das Web-Tool Pläne.

HINWEIS Wenn ein Benutzer Berechtigungen zum Wiederherstellen oder Verschieben von Schichten hat, kann er dies auch dann tun, wenn einige der Aktivitäten nicht zu den zulässigen Aktivitäten seiner Rolle gehören.

Wählen Sie die Rolle aus, für die Sie Aktivitäten festlegen möchten.
Wählen Sie die Registerkarte Funktionen.
Erweitern Sie den Abschnitt Web.
Klicken Sie in der Zeile Zeitpläne auf Zulässige Aktivitäten.
Klicken Sie auf Zulässige Aktivitäten aktivieren. Ist diese Option deaktiviert, können Benutzer mit dieser Rolle alle Aktivitäten verwalten.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Aktivitäten, die diese Rolle hinzufügen, bearbeiten und entfernen darf.
Klicken Sie auf Speichern.

Vorhandene Rolle kopieren

Das Kopieren einer Rolle ist eine nützliche Methode, um eine neue Rolle zu erstellen, die einer bestehenden ähnlich ist. Nach dem Kopieren können Sie die Rolle umbenennen und nach Bedarf bearbeiten.

Bewegen Sie den Mauszeiger über die zu kopierende Rolle.
Klicken Sie auf Kopieren. Eine neue Rolle wird mit dem Präfix „Kopieren von ...“ erstellt.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die neue Rolle und klicken Sie auf Editieren, um sie umzubenennen.
Passen Sie die Funktions- und Datenberechtigungen gemäß den obigen Anweisungen an.

Rolle umbenennen

Bewegen Sie den Mauszeiger über die zu benennende Rolle.
Klicken Sie auf Editieren.
Geben Sie den neuen Namen ein.
Klicken Sie auf Editieren.

Rolle löschen

Bewegen Sie den Mauszeiger über die zu löschende Rolle.
Klicken Sie auf Löschen.
Klicken Sie auf Löschen, um zu bestätigen.